Tabla de Retención | Notaria

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD

PRODUCTORA:

Notaría Tercera de Popayán

Página 1 de 1

OFICINA

PRODUCTORA:

PROTOCOLO

CÓDIGO

OFICINA:

CODIGO

SERIE

SUBSERIES

RETENCIÒN

SOPORTE

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO-NORMA

Archivo de Gestión

Archivo Central

Físico

Magnético

CT

D

E

1.1 Acta de testimonio

1

30

X

x

Conservación

total por ser documento de evidencias

1

Actas

1.2 Acta de comparecencia

1

30

X

x

y posteriormente se aplicara digitalización

1.3 Acta de liquidación herencia

1

30

X

x

1.4 Acta de Remate

1

30

X

x

2.1 Libro de actas de conciliación

1

30

X

x

Conservación

total y digitalización Decreto 960 de 1970

2.2 Libro de relación

1

30

X

x

Archivo

excel digital decretos 960/1970 art 22,106,107 y 109

2.3Libro de acta de visitas

1

30

X

x

2.4 Libro de protocolo

1

30

X

X

x

X

Conservación

total decreto 960 de 1970 Artículo 56 decreto 2148

2.5 Libro índice numérico

1

30

X

X

x

X

de 1993.

2

Libros

2.5 Libro índice alfabético

1

30

X

X

x

X

2.6 Tomos de Escrituras

1

30

X

X

x

X

2.7 Tomo de Registro Matrimonio

1

30

X

X

x

X

2.8 Tomo de Registro civil

1

30

X

X

x

X

Decretos 1260/1970 Y 2158/1970

2.9 Tomo registro defunción

1

30

X

X

x

X

2.10 Tomo de antecedentes Varios

1

30

X

X

x

X

3.1 contratos proveedores

1

30

X

X

3

contratos

3.2 contratos de aprendices SENA

1

30

X

X

x

X

Código civil, código sustantivo del trabajo

4

Informes

4.1 Informes a SNR

1

30

X

X

x

X

CONVENCIONES

APROBACIÒN

CT:

Conservación Total

Firma responsable de archivo

D:

Digitalización

Firma Notario:

E:

Eliminación

Fecha de aprobación:

27/09/2022

Acta

2

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD

PRODUCTORA:

Notaría Tercera de Popayán

Página 1 de 1

OFICINA

PRODUCTORA:

ADMINISTRATIVA

CÓDIGO

OFICINA:

CODIGO

SERIE

SUBSERIES

RETENCIÒN

SOPORTE

DISPOSICION FINAL

OBSERVACIONES

Archivo de Gestión

Archivo Central

Físico

Magnético

CT

D

E

1

Historia Laboral

1.1 Hoja de vida de empleados

1

30

X

X

x

X

Decreto 1571/1998 Archivo General Circular 04 /2003

1.2 Hoja de vida exempleados

1

30

X

X

x

X

2

Nomina

2.1 Liquidación de nomina

1

30

X

X

x

X

conservación y digitalización.

2.2 Novedades

1

30

X

X

x

X

Código sustantivo del trabajo

3.1 recibos de caja

1

30

X

X

x

X

Código de comercio. Estatuto tributario

3

Movimiento caja

3.2 soportes o anexos

1

30

X

X

x

X

3.3 Facturas

1

30

X

X

x

X

4

Correspondencia

4.1 Comunicaciones oficiales enviadas

1

30

X

X

x

X

4.1 Comunicaciones oficiales recibidas

1

30

X

X

X

X

CONVENCIONES

APROBACIÒN

CT:

Conservación Total

Firma responsable de archivo

D:

Digitalización

Firma Notario:

E:

Eliminación

Fecha de aprobación:

27/09/2022

Acta

2